Simpele administratie

Als kind was ik een sloddervos. Ik leef trouwens nog steeds in een redelijk slordig huis, zo staat er nu een afwas achter me die nog even genegeerd wordt, maar als kind was ik nog veel erger. Ik kan me nog vele drama’s herinneren van fietssleuteltjes, schoolschriften of kledingstukken die kwijt waren. En nog erger, dat ik spullen van andere mensen kwijt maakte. Sorry, zus!

Ik kan me nog goed de verbazing van mijn ouders herinneren toen ik na twee jaar op mezelf wonen een half jaartje in het buitenland stage liep en mijn ouders opbelde met: “Ik heb een kopie van mijn cijferlijst van het eerste jaar nodig. Kunnen jullie even in de klapper van 1998 kijken achter het tabblad “Studie”. Daar moet het tussen zitten…”. Het zat er tussen en binnen vijf minuten konden mijn ouders mij de cijferlijst faxen (ja ja, zo ging dat toen nog 🙂 ).

Ik weet niet meer hoe ik dat systeem toen ontwikkeld heb, maar die eerste twee jaar op mezelf wonen leerden me dat ik een systeem moest ontwikkelen. Want “grote-mensen instanties” nemen geen genoegen met “Ik moet het ergens wel hebben, ja.” of met “Maar ik had het gisteren nog!”. Die willen dat bepaalde papiertje gewoon zien.

Mijn opbergsysteem is nog steeds vrij eenvoudig. Eén klapper per jaar (en alles past er ook in) en vijf tabbladen: Overheid/Pensioen, Banken/Verzekeraars, Werk, Rekeningen/Instanties/Lidmaatschappen, en Privé. Ik denk dat jullie ook zouden kunnen raden wat waar komt te zitten in deze klapper. Het gaat er gewoon in op volgorde van binnenkomst, en op 1 januari komt er gewoon een nieuwe klapper (en ja, soms betekent dat dat iets wat over 2012 gaat in de map van 2013 zit omdat het pas in 2013 binnenkwam: dat is prima, dan moet ik misschien heel eventjes zoeken). Misschien is het nadeel dat het altijd eventjes bladeren is voordat je het juiste papiertje gevonden hebt. Maar: twintig bladzijdes doorbladeren op zoek naar je meest recente ziektekostenpolis is nou ook weer niet zo heel erg en duurt ook niet heel erg lang.

Een vriendin van mij gebruikt een opbergsysteem met A t/m Z als tabbladen. Zij stopt spullen in die map op afzender. (Dus als het van de Alblas Dakbedekking kwam gaat het bij de A, als het van de Gemeente kwam ging het bij de G). Ik vind dat zelf een beetje verwarrend, stel je voor dat je de ene keer een brief van de gemeente Delft bij de G van gemeente stopt, en een tweede keer bij de D van Delft? Of stel je dat van energieleverancier verandert, dan moest het eerst bij de E van Eneco maar ga je nu alles stoppen bij de G van Greenchoice? Maar ja, dit systeem kan natuurlijk ook best, en ook hier zul je uiteindelijk denk ik bij probleemgevallen maar een paar opties hebben: als het niet bij de D van Delft zit, ga je gewoon nog even bij de G van Gemeente kijken en dan vind je het wel.

Mijn vriend gebruikt een hangmapsysteem. Jaartallen maken niets uit. Elk bedrijf / elke instantie heeft z’n eigen hangmap (en tegenwoordig hangen ze dankzij mij ook op alfabetische volgorde  🙂 ). Bij hem is het grote nadeel dat hij ook een mapje “overig” moet hebben, voor die rekeningen en correspondenties die maar een of een paar velletjes bedragen maar die je toch op wil slaan. (Bijvoorbeeld de rekening van het repareren van het dak, of de rekening van de nieuwe tv gekocht bij elektronicabedrijf X waar we misschien nooit meer iets zullen kopen of pas over vijf jaar weer). Het grote voordeel van zijn systeem is wel dat papieren die langer bewaard moeten worden (de hypotheek, de verzekeringspolis) gewoon ook voor het grijpen liggen; terwijl ik daarvoor terug moet in oude mappen…

Voor mij wordt het misschien eens tijd om naast de jaarmappen ook nog één map te maken met papieren die je altijd of in ieder geval langdurig wil bewaren (verzekeringspolissen, contracten, zeven jaar aan belastingaangiftes). Maar tot nu toe is mijn huidige systeem in ieder geval al honderd keer beter dan geen systeem…

Heb jij een systeem, en zo ja: hoe werkt het?

Advertenties

8 reacties

Opgeslagen onder Geld en besparen, Opruimen

8 Reacties op “Simpele administratie

  1. Ik gebruik één map waar ‘k alles wat ik wil bewaren in doe, verder een doosje waar alle garantiebonnetjes in bewaard worden, werkt voor mij prima 😉
    groet

  2. Ik heb een map voor verzekeringen en polissen, diverse mappen voor garantie bewijzen a-z, aparte map voor hypotheek, aparte map voor belastingen alle jaren, map voor salarisstrookjes en pensioen. Voor elk jaar een aparte map voor de administratie. Die gaat per maand. Een uitdraai van Excel vaste lasten en variabele lasten,en daarachter de bankafschriften die ik uitdraai en alle facturen en pin bonnen etc. die die betreffende maand binnenkomen.

  3. Horsemen

    Ik heb een best wel uitgebreide administratie wat mede komt omdat ik bij meerdere banken rekeningen heb lopen. Ik heb een ordner per bank, met daarin eventueel tabbladen als ik bij die bank meerdere (spaar-)rekeningen of deposito’s heb lopen. Daarnaast aparte ordners voor verzekeringen (tabbladen voor de verschillende verzekeringen), belastingen (tabbladen per jaar), GeldVoorElkaar en kapitaal op maat (tabblad per project), per auto, enz. enz. In deze ordners gaan dan vaak vele jaren aan administratie zodat je per bank of andere instelling snel iets terug kan zoeken of bijhouden. Voor mij werkt het prima maar dat is voor een ieder natuurlijk weer anders.

  4. rube

    Sinds een jaar of 2 scan ik (bijna) alles in. Ik sla alles dan digitaal als pdf op in een aantal mappen. De filenaam begint met de datum (jjmmdd) en dan een korte omschrijving.
    Voor de zekerheid op 2 laptops, backup op externe hd en in de cloud.
    Alleen van hele belangrijke papieren van b.v. de belastingdienst, hypotheek, pensioen etc. bewaar ik (ook) nog het papieren origineel.
    Voor mij werkt dit goed, ik kan overal en altijd snel opzoeken wat ik nodig heb en niet zoveel fysieke mappen meer.

  5. Ernie

    Ik bewaar (heel) veel. Mijn eerste loonstrook heb ik nog. En de rekening van ons 1e bankstel en huisraad etc. Mijn man gooit van zijn administratie veel weg, dat mag met zijn ‘dingen’. Gezamenlijke administratie zit overzichtelijk in mappen, een map belasting, bankafschriften, alles wat met ziektekosten te maken heeft, diverse rekeningen, loonstroken, jaarafschriften, hypotheek, pensioenen, energie en water enz. enz. Garantie artikelen scan ik in en bewaar ik in een mapje per aankoopjaar. Garantiebon/rekening gaat in een map. Moet ik dan een keer aanspraak maken op garantie dan kijk ik eerst op de computer en zoek dan de rekening/garantie bon erbij. Vaak is de garantie verlopen, vaak blijkt het apparaat dan toch ouder te zijn dan dat je dacht ;-(

  6. ano

    Ik doe per jaar. Na 5 jaar kun je het meeste wel weg gooien. Pensioen zit in een aparte map.

  7. ik heb ook een map per jaar. Achterin die map zitten de dingen die overgeheveld worden van het voorgaande/ naar het volgende jaar, zoals pensioenoverzichten en de verzekeringspapieren. Een systeem dat meer werk kost houd ik toch niet bij, en die paar minuten zoeken voor de enkele keer dat ik iets nodig heb heb ik er graag voor over.

  8. GJ

    Ik heb drie mappen (met A-Z systeem) en een postvak wat ik zo eens per jaar op ruim. Niet zo heel erg georganiseerd dus, maar ik raak zelden iets kwijt. Als map 3 (over)vol is, ga ik map 1 opschonen en heel veel weggooien.
    Heb dan overigens nog wel een aparte map met loonstroken, en eentje met bankafschriften.