Belangrijke documenten scannen

Ik heb een paar dagen vrij, heerlijk! En ik hou een beetje thuisvakantie, omdat mijn vriend gewoon wel moet werken. Is ook niet erg, thuis is er ook nog meer dan genoeg te doen.

Waaronder: het scannen van belangrijke documenten. Dit idee kreeg ik uit het boek van Casper van den Broek, “Het euro drilboek”, dat ik een paar jaar geleden al eens las. Toentertijd heb ik een paar dagen besteed aan het bij elkaar zoeken van de belangrijkste documenten en het inscannen er van. Inmiddels zijn we twee jaar verder (oef, wat vliegt de tijd) en is een update wel gewenst. Er zijn nieuwe brieven gekomen van allerlei instanties, de studieschuld van mijn vriend is afbetaald in de tussentijd, en zo zijn er nog meer veranderingen die er wel in mogen.

Het idee van het scannen van deze belangrijke documenten is dat je een back-up maakt en zo de documenten ook in een andere vorm (namelijk digitaal) hebt. Natuurlijk moet je dan weer wel zeker weten dat die back-up veilig bewaard wordt. In mijn geval zet ik alle informatie op twee USB-sticks die in twee verschillende brandwerende kluizen gaan, eentje hier en eentje bij mijn ouders. In principe wil ik elk jaar een nieuwe USB-stick vullen met de meest recente informatie (hoewel je sommige gegevens natuurlijk kunt overnemen van vorig jaar, zoals de hypotheekakte e.d.). Na een paar jaar kan de oudste USB-stick dan hergebruikt worden of vernietigd worden.

Informatie die gescand wordt:

  • auto: aankoopbewijs, APK-keuring, verzekering
  • belastingen: aangiftes inkomstenbelasting, definitieve aanslagen
  • contracten / vaste lasten: de contracten van gas, water, licht, tv, telefoons – plus de meest recente jaarrekening
  • diploma’s: van middelbare school en vervolgopleidingen
  • geld: welke bankrekeningen, welke beleggingen
  • huis: de akte, de hypotheekpapieren
  • pensioen: meest recente UPO’s van de pensioenfondsen, meest recente verslagen van andere pensioenverzekeringen en -beleggingen
  • relatie: in ons geval ons samenlevingscontract
  • schulden: de (nu afgeloste!) studieschuld
  • verzekeringen: de polissen van de ziektekostenverzekering en andere verzekeringen
  • werk: het contract, jaaropgave

Ik geef toe dat het best een klus is om dit allemaal te verzamelen, en te scannen. Daarom verdeel ik het ook over meerdere dagen. Uiteindelijk moet het dan allemaal best lukken!

Advertenties

7 reacties

Opgeslagen onder Geld en besparen

7 Reacties op “Belangrijke documenten scannen

  1. Lot

    Als je geen scanner hebt – zoals ik – dan kan je er ook heel goed een foto van gemaakt worden.

  2. Huib

    Ook handig: Een aantal scans bv van je paspoort of rijbewijs naar jezelf mailen. Zo kun je er overal ter wereld bij.

  3. Ik ben al jaren bezig met een digitaal archief. Met een klein verschilletje, ik gooi de papieren versie weg als die niet voor de belastingaangifte van belang zijn.

    Ik gebruik hiervoor een echte documentscanner (scansnap) die op topsnelheid mijn brieven scant. Deze komt in een documentbeheerpogramma zodat ik met de ingebouwde zoekfunctie door 10 jaar aan documenten kan zoeken. En dingen vinden binnen een paar secondes

    Deze wordt weer gebackupped met een backupprogramma naar verschillende plekken zodat ik niet bang hoeft te zijn over verlies. De backups zijn ook nog eens versleuteld,

    Misschien moet ik een blogberichtje hieraan wijden….

  4. Crowd_Funder

    Tip: Evernote https://evernote.com/intl/nl/

    Heeft ook een app voor je mobiel. Super handig om notities op te slaan en vooral ook weer te vinden. Je ingescande documenten zijn op tekst doorzoekbaar.

    Met de gratis versie heb je standaard genoeg opslag. Als je iets tijd stopt om de mogelijkheden te leren kennen kan je er veel gemak van hebben. Je kan zelfs een alarm instellen dat een notitie op een bepaald moment automatisch tevoorschijn komt op je mobiel.

    Ik gebruik het al jaren.

  5. GJ

    Met de auto ook heel belangrijk: vrijwaringsbewijs! Als je eens een nieuwe auto koopt.